As vantagens das manutenções preventivas de TI

Um gestor de TI é o responsável por manter a estrutura computacional da empresa funcionando perfeitamente. O gestor também é a primeira pessoa a receber reclamações quando a estrutura não opera de maneira estável ou satisfatória. As reclamações são mais rápidas do que os elogios, já que a tecnologia atualmente tem ocupado o papel principal no funcionamento de qualquer empresa, e por isso, vários setores acabam se tornando dependentes dela para trabalhar.

São dependentes da capacidade do gestor de manter a TI sempre em ordem, e para isso, são necessárias manutenções, sendo que as manutenções preventivas tornam as estratégias de TI muito mais eficientes.

Vantagens das manutenções preventivas de TI

Existem duas formas de manutenção de TI: preventiva e corretiva. Porém, a manutenção preventiva é sempre muito mais vantajosa. Uma prevenção garante que possíveis problemas sejam detectados antes de realmente acontecerem, evitando assim que qualquer dano aos equipamentos e aos sistemas venha a ocorrer.

O segundo tipo de manutenção, a manutenção corretiva, é realizada após o aparecimento dos danos, diferentemente da outra, quando se investe em uma manutenção preventiva você mantém sua estrutura de TI sempre funcionando.

Também deve-se considerar o custo. Um gestor de TI deve gerenciar o orçamento gasto, seja nas ações de prevenção quanto nas ações de reparo realizadas em seu setor, incluindo a avaliação de qual das duas modalidades de manutenção terá o melhor custo-benefício. À primeira vista, uma manutenção de prevenção parece exigir um maior ônus financeiro, pois ela envolve um trabalho regular periódico, o que não acontece com uma manutenção corretiva, que é feita apenas quando existe um problema.

Porém, comparado ao custo da produtividade e faturamento, que são perdidos quando as equipes não podem executar seus trabalhos devido a algum problema de TI, as manutenções preventivas são financeiramente mais viáveis ao negócio. E é exatamente isso que deve ser usado para defender a implementação de alguma dessas manutenções em seu setor.

Como funcionam as Manutenções preventivas?

As manutenções preventivas tem como principal objetivo manter os equipamentos e sistemas funcionando corretamente, minimizando assim qualquer desgaste e falhas, evitando assim os riscos. Esse tipo de manutenção ajuda a garantir que você não necessite das manutenções corretivas, muito menos de um plano de contingência, mesmo que seja indispensável ter um. Assim, uma atualização no sistema operacional e no software são feitas para a versão mais recente, atualização, verificação do antivírus, limpeza, desfragmentação de disco, backups e outros procedimentos.

Não é necessário que colaboradores sejam destacados para executar essas manutenções preventivas, uma maneira mais prática disso poder ser feito é terceirizar o trabalho. Assim, a equipe da empresa que é designada apenas para o TI, pode se dedicar apenas as atividades mais estratégicas e prioritárias. Algumas atividades da manutenção preventiva são rápidas e podem ser realizadas na própria empresa, enquanto as outras irão exigir mais tempo, e talvez o equipamento até precise ser temporariamente retirado. Além dos procedimentos técnicos, uma equipe terceirizada em manutenção preventiva pode também observar as práticas da sua empresa e colaborar com sugestões importantes sobre como usar as máquinas no dia a dia de trabalho para até mesmo conservá-las. Esse serviço está diretamente relacionado a uma consultoria de TI.

As manutenções preventivas devem ser realizadas periodicamente, e para isso é necessário ter um calendário otimizado, dependendo do perfil da empresa e a freqüência necessária e as melhores datas para realizar a manutenção irão variar. A equipe contratada para esse trabalho precisa realizar uma boa avaliação antes de então estabelecer um cronograma para os serviços, se não, a empresa acabará pagando por visitas a mais do que sejam necessárias, ou então não receberão visitas suficientes para manter sua estrutura de TI organizada.

Quem precisa de manutenções preventivas de TI?

Não importando o porte da empresa em que se trabalha, todas precisam de manutenções preventivas, até mesmo micro e pequenas empresas. Quanto menor for o porte da empresa, menor também será sua condição de contornar, sem que hajam prejuízos, um problema na estrutura de TI.

Uma empresa que não possua recursos suficientes, caso um computador pare de funcionar, provavelmente não haverá uma nova máquina para substituí-la, deixando o trabalho parado até que se resolva o problema. Grandes empresas também precisam das manutenções preventivas, mesmo que elas tenham condições de realizar substituições em equipamentos e pagar pela recuperação total dos sistemas, esses procedimentos apresentam um custo muito mais alto do que a simples prevenção dos problemas. Dessa maneira, para essas empresas, realizar a prevenção da manutenção acaba sendo uma excelente maneira de reduzir os custos de TI. A responsabilidade de conscientizar a empresa a respeito das vantagens da manutenção preventiva é do gestor de TI. Além disso, o gestor de TI também deve liderar o planejamento para implementação das manutenções e acompanhar consistentemente sua execução.

Como escolher uma equipe para as manutenções?

A manutenção preventiva é um serviço prestado à longo prazo, portanto, ao contratar uma equipe para executar o trabalho, é necessário estar atento aos custos envolvidos, principalmente com a mão de obra e os materiais necessários.

Caso um reparo de emergência seja necessário, provavelmente não estará incluso como parte do serviço de prevenção, sendo um serviço cobrado à parte como uma manutenção corretiva. Por esse motivo, esteja sempre com atenção aos problemas de TI que surgem após a contratação de uma equipe para realizar as manutenções preventivas.

Se mesmo com o serviço haja ainda a necessidade de reparos, fica claro que os investimentos não estão obtendo resultados, quando na verdade está ocorrendo o prejuízo, pois você paga pela prevenção e também pela correção.Caso isso aconteça, é preciso identificar a causa real do problema. As manutenções preventivas podem não ter sido realizadas corretamente ou pode estar acontecendo o mau uso dos equipamentos ou sistemas por parte da própria equipe.

Na hora de escolher uma boa equipe para realizar a manutenção preventiva é preciso, antes de qualquer coisa, avalias os custos e principalmente possuir critérios firmes e de qualidade para escolher a equipe que irá realizar as manutenções preventivas. A equipe precisa ser experiente, possuir conhecimento técnico e trabalhar de maneira transparente e objetiva. Procure por profissionais que possuam boas referências de outros clientes.

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